Sábado 20 de Enero de 2018

Las ventajas de contar con un buen sistema informático

Una de las armas más eficaces para mejorar y agilizar la gestión de un club –en todos los aspectos– es un buen sistema informático y una de las herramientas más potentes que ahora mismo puede conseguirlo es el sistema Jencess. Se trata de un sistema integrado capaz de responder a las necesidades de todos los departamentos del club (desde la tienda hasta las reservas de green fees), capaz de arrojar información bidireccional y sencillo de manejar.

Un club deportivo es una empresa que integra servicios de la más diversa índole: restauración, tienda, reservas de pistas, escuelas deportivas…, y que, como toda empresa, debe gestionar sus recursos humanos, su presupuesto anual, sus proyectos… Pero, además, está orientada al cliente –socio o usuario–, le presta un servicio y necesita comunicarse con él de forma bidireccional (obtener información del cliente y ofrecerle la información necesaria). Existen estupendos programas de gestión de restaurantes, de gestión de recursos humanos, de gestión de reservas… El problema es que el director de un club deportivo tiene que gestionar… ¡todo eso a la vez! Así pues, encontrar un único sistema que permita integrar cada uno de esos aspectos, que sea capaz de aportar la información necesaria de cada una de las áreas, puede convertirse en la ayuda más valiosa para el director de un club.

Este tipo de sistemas integrados están muy extendidos por todo el mundo. Empezaron a desarrollarse como sistemas a medida para clubes con una elevada capacidad de inversión, que costearon su desarrollo inicial y posteriormente se han ido distribuyendo a modo de licencia en diferentes países.

En España se está implantando ya en algunos clubes (Golf La Moraleja, Mijas Golf Internacional o el Real Club de Golf de Guadalmina) el sistema Jencess, un software integrado de gestión capaz de “proporcionar al gerente información relevante para crear actividad social, para tratar de maximizar el uso de los servicios e instalaciones que ofrece el club (tienda, restaurante, spa…) y para orientar al club hacia actividades y servicios encaminados a fidelizar a los socios, identificando sus distintos perfiles y entendiendo el uso que cada perfil desea hacer de las instalaciones y de los servicios”, explica Joan Puyol, director de B9, empresa que comercializa e instala en España el sistema Jencess. O sea, un sistema que proporciona información que, bien aprovechada, es la base de una mayor rentabilidad para el club y de un mejor servicio para el socio o cliente.

 


 

Aspectos positivos

La implantación de un sistema de este estilo facilita, en primer lugar, el trabajo administrativo interno: emisión de cartas, de informes, gestión de horas de salida, asistencia telefónica al cliente, control de la flota de coches…

En segundo lugar, el sistema ofrece información fundamental para la dirección del club: tipo de usuarios, preferencias de los mismos, uso real que realizan de las instalaciones, horas de mayor demanda, etcétera. Se trata de información que ayuda a rentabilizar la instalación y a crear planes de fidelización para los usuarios (por ejemplo, acumulación de puntos por cada compra que realice en cualquiera de las secciones del club –tienda, cafetería, canchas–, que se transformarían en descuentos).

La obtención de información de forma rápida y flexible, sin necesidad de que el personal de administración dedique un tiempo extra a buscar datos, permite que puedan dedicar ese tiempo en debatir o desarrollar iniciativas de acuerdo con esa información que ya proporciona el sistema y que organiza en informes predefinidos o en otros que el club desee definir.

En tercer lugar, es una herramienta que ofrece importantes ventajas para los socios o usuarios y para los proveedores, porque facilita la posibilidad de reservar y pagar online, conocer el estado de la cuenta de usuario o, incluso, pagar en máquinas de vending. Estos servicios puede disfrutarlos el usuario conectándose en su propia casa, pero también a través de pantallas táctiles que se pueden ubicar en distintos puntos del club. “Uno de los elementos que más éxito tiene de nuestro sistema”, afirma Puyol, “es nuestro sencillo interfaz de usuario, así como las opciones de gestión y reserva a través de Internet, que son capaces de satisfacer las necesidades de gestión de reservas más exigentes, desde los clubes más exclusivos hasta instalaciones de alto volumen comercial, alcanzando los 100.000 recorridos contratados anuales.

Esas ventajas son también aplicables a proveedores, como los touroperadores. Los sistemas más avanzados aportan además la posibilidad de ofrecer portales específicos para touroperadores, para que éstos trabajen directamente con los privilegios que la dirección del club les haya proporcionado.

 

Cómo funciona

 “Nuestra propuesta, basada en las últimas tecnologías y con una clara vocación de prestación de servicio a través de Internet, tiene un marcado carácter modular, cubriendo todas las necesidades, ,tanto desde el punto de vista del gerente, como de sus empleados. EL caddie-master, el responsable del cuarto de palos, la escuela de golf, la tienda, los servicios de restauración y los administrativos dispondrán de la herramienta que necesitan para realizar eficazmente su trabajo”, continúa Puyol.

El propio gerente tendrá un firme apoyo para la toma de decisiones que mejoren la satisfacción de sus clientes y para la dirección de sus empleados.

Todo ello se realiza de forma integrada y coherente, mediante un sistema con distintos módulos:

  • Act-Way: Gestión financiera
  • Sale-Way: Gestión del punto de venta
  • Tee-Way: Sistema de reservas
  • Serv-Way: Gestión de restaurante y cafetería
  • Scor-Way: Autoservicio y gestón de sorteos


El sistema cuenta, además, con dos módulos para trabajar online:

  • ClubsConnect.Net: Servicios de gestión on-line
  • ClubAssistant.net: Servicios on-line para el socio.


Cada módulo puede ser adquirido e implementado por separado y se hace compatible con los sistemas con los que anteriormente trabajara el club.

 

A la hora de decidirse

La introducción de un nuevo sistema informático en las diferentes áreas del club supone un cambio importante, que incluye una inversión económica y de tiempo: aprendizaje de los empleados, cambio del modo habitual de funcionamiento, etcétera. Por eso es importante hacerlo bien, asesorarse en profundidad y, sobre todo, preguntarse qué es exactamente lo que deseamos obtener con el nuevo sistema:

  • ¿Qué áreas del club quiero que se integren en el sistema?
  • ¿Qué información de cada una de estas áreas deseo recabar?
  • ¿Qué ventajas pretendo a portar a los socios con el nuevo sistemas?
  • ¿Qué posibilidades tengo de integrar otros programas que no voy  a cambiar (o sí, si es que me conviene)?
  • ¿Qué posibilidades tengo de ampliar el programa a nuevas áreas en el momento en que sea necesario
  • ¿Cómo se van a realizar las actualizaciones del sistema?
  • ¿Voy a contar con asesoramiento y formación específica para que mi personal pueda poner en funcionamiento el sistema a pleno rendimiento?
  • ¿Qué posibilidades de mantenimiento me ofrece el proveedor?
  • ¿Cuál es la facilidad o dificultad del manejo del sistema
  • ¿Cuáles son los sistemas de seguridad, para que cada uno acceda sólo a los datos a los que yo quiera que accedan?
  • ¿Cuáles son los sistemas de seguridad para el socio o usuario (dado que puede incluir sistemas de pago)?
  • ¿Cuánto me va a costar?
  • ¿Cómo lo voy a rentabilizar: en ahorro de tiempo, en acciones más acertadas, en una mejor gestión, en un mayor aprovechamiento de las instalaciones; en una mayor fidelización de los clientes…?

 

Un resumen de las prestaciones del sistema Jencess

 

  1. BackOffice (gestión interna del club)
  2. Empleados: control de presencia y fichajes, gestión de comisiones, informes de rendimiento, seguridad y niveles de acceso.
  3. Reservas: de distintas instalaciones (golf, tenis, spa, clases)
  4. Administración financiera: cuotas de socio, cuentas de crédito, tour operadores, clientes, depósitos, remesas de cobreo, bonos regalo…
  5. Administración general: estructuras generales de datos, áreas, departamentos, categorías, productos, servicios, formatos de pedido, tickets, impresoras, áreas de fichaje de empleados…
  6. Gestión de stocks de tienda y restaurante: proveedores, circuito de pedidos-albaranes-facturas-pagos, inventariado, escandallos (porciones de bebida y escandallo de platos, en restaurante), gestión de mermas, movimientos de stock…
  7. Ventas TPV tienda: gestión de capas de botones táctiles, impresión de etiquetas de códigos de barras, compras contra crédito, contra depósito, contra vales regalo o contra puntos de fidelización.
  8. Front-office (canales externos de acceso a la información y de su explotación comercial)
  9. Ventas restaurante: mapas de mesas, áreas de venta (terrazas, salas, banquetes), niveles de precio, propinas, gestión integrada de múltiples medios de cobro…
  10. Internet para socios y clientes: para reservas online, inscripción a eventos, consulta de estados de cuenta, comunicaciones con el club…
  11. Internet para directivos: acceso online a informes de explotación, hojas de reservas, fichas de clientes y socios, stocks de tienda y restaurante, cámaras online…
  12. Internet para tour operadores: portales específicos con los privilegios que la dirección quiera proporcionarles.
  13. Reporting y cuadros de mando: acceso a cuadros de mando, informes y estadísticas personalizados, tanto online como off-line.
  14. Marketing: herramientas para la emisión personalizada de e-mails y cartas a subgrupos de clientes o socios seleccionados según múltiples criterios.

 



Para más información: www.jencess.com

http://www.blue9solutions.com

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