Domingo 25 de Febrero de 2018
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“Acciones contra la crisis”: optimizar los costes y los procesos de compras

 

 Parece que la primera medida y la más lógica ante coyunturas de crisis es reducir costes, y eso se aplica directamente a nuestra relación con los proveedores. Javier Cid, de MCC Asesores de Compra, abogó en su conferencia “Acciones contra la crisis” (en el programa de conferencias de MadridGOLF) por racionalizar el proceso de compra en lugar de inhibirse de gastar: la solución, según él, pasa por racionalizar la gestión de compras.

 

 

Cuanto más vendemos o cuanto más ingresamos, ¿mayores son los beneficios? Obviamente, la fórmula no es tan simple. En la cuenta de resultados repercute directamente la base de todo el proceso: el momento de la compra, los gastos en capítulos tan variados en el caso de un club de golf como abonos, maquinaria, suministros, limpieza, transporte, seguridad, obras... y, por supuesto, en todos esos gastos derivados de las labores administrativas.


 En un panorama de crisis Javier Cid, Director de MCC Asesores de Compras, insistió en una idea básica: “En la situación actual muchas personas, en lo que respecta al proceso de compras, no se percatan de lo importante que es ahorrar; es decir, es importante vender, pero también lo es, y mucho, comprar bien, porque, proporcionalmente, tiene mucho más efecto en la cuenta de resultados”.

 

 


Segun Cid, hoy en día las empresas siguen una misma tendencia, que consiste en otorgar a la función de compras una “importancia estratégica al mismo nivel que las ventas, la producción, las finanzas o el desarrollo y motivación de los recursos humanos”. Por ello propuso lo que denomina “Modelos coordinados de compras”, con la mente puesta en cuatro objetivos principales:

 

  • Mejorar la cuenta de resultados, puesto que se consigue reducir el nivel medio de los precios.
  • Disuadir de la compra innecesaria.
  • Mantener una revisión permanente de los modelos de gestión de todas las funciones de una organización, sean productivas o de soporte.
  • Elaborar modelos de aprovisionamiento, que optimizan los procesos de suministro para conseguir una reducción de costes indirectos (almacenamiento de ciertos materiales, costes de logística, etc.)
  • La especialización del puesto de comprador

Siempre según la opinión de Javier Cid, hoy día podemos encontrarnos con compañías en las que la función de compras no está optimizada por diferentes motivos:

 

  1. A diferencia de otras actividades como la venta, la compra se acaba realizando, sea de manera correcta o incorrecta.
  2. La función de compras se encuentra en manos de inexpertos y dispersa a lo largo de los distintos departamentos.
  3. No existe un equipo dedicado ni profesionalizado.
  4. No se dispone del tiempo necesario para analizar las necesidades y hacer un estudio de las diferentes alternativas
  5. No se dispone de información de referencia con la que contrastar las condiciones que nos plantean los proveedores: en este sentido, y más en el sector de los clubes de golf, resulta de vital importancia que los responsables compartan información sobre sus procesos de compra, “ayudándose” así mutuamente en esta función tan relevante.
  6. No se realizan análisis de los márgenes de la cadena de valor de los proveedores.
  7. No hay orden en las operaciones, trazabilidad ni suficiente transparencia.


En este sentido, Cid explicó las ventajas que puede aportar la decisión de recurrir a una empresa externa de asesoramiento de compras:

  • Análisis y diseño de un modelo coordinado de compras, si no existe o no es satisfactorio.
  • Implantación de los modelos de compras.
  • Outsourcing de la función de compras en distintos grados.
  • Proyectos específicos o generales de racionalización de gastos y procesos.
  • Asesoramiento y negociación de contratos específicos.
  • Proyectos de control y optimización de recursos.


De esta manera, la empresa que recurre a un asesor especializado puede, entre otras cosas, disponer de una metodología de trabajo que permite la consecución de objetivos de una manera rápida y ordenada; cuenta con un mecanismo de revisión y ajuste permanente de las operaciones al someterlas a comparación con el mercado (benchmarking) con periodicidad; garantiza la transparencia y buenas prácticas al fundamentar sus honorarios en un porcentaje de los ahorros conseguidos en la segregación de funciones, y permite abordar procesos de compras sin necesidad de que la empresa involucre recursos propios o incremente personal.

 

Cómo se aplica esta metodología a un club


En un principio debemos identificar el objetivo propio de un club, que es ofrecer el mejor servicio posible al socio o cliente; esto, desde el punto de vista del proceso de compra, se realiza en función de:

 

  • Un presupuesto (que, obviamente, es limitado).
  • Lograr una mayor eficacia en los procesos operativos y de gestión. En este caso, de forma concreta, en el proceso de gestión de las compras.


 Debemos, por lo tanto, revisar la eficiencia de los procesos operativos y de gestión para implantar un modelo de compras que nos ayude a optimizar este servicio. Para ello debemos, en primer lugar, realizar un análisis del proceso de compras utilizado en la actualidad y, en segundo lugar, y como consecuencia, diseñar un nuevo modelo de compras más eficaz.


“El análisis nos sirve para revisar la eficiencia de los procesos y para plantearnos la fórmula más eficaz que nos permita disminuir tiempos y costes. Lo que se traduce (en cualquier área del club, aunque nosotros hablamos del área de compras) en más servicios en menos tiempo y con un incremento del nivel de satisfacción de nuestros clientes y  socios”.

Este proyecto se define en una serie de fases concretas:

 

  • Análisis de los procesos actuales.
  • Definición de objetivos de mejora.
  • Rediseño y configuración de los nuevos procesos.

 

 

Un análisis pormenorizado

 

Antes que nada, deberemos identificar los procesos o tareas que vamos a analizar. Un análisis pormenorizado de todos los procesos del club (no sólo del procedimiento de compras) nos ayudará, desde luego, a ahorrar costes en todos ellos.

 


“Esto consiste, sencillamente, en segmentar todas las tareas que se llevan a cabo día a día (venta de green fees, mantenimiento de campos...). A continuación, revisar nuestro organigrama: ¿tiene cada empleado bien definida la tarea que ha de realizar?, ¿cuántos empleados debemos dedicar a cada tarea...?


Una vez identificado todo eso, analizaremos pormenorizadamente cada uno de los procesos”. Cid tomó como ejemplo uno de los procesos que pueden parecer más simples, la emisión de facturas. “Aunque pueda parecernos algo rutinario o fácil, este proceso puede encarecerse si la persona encargada no maneja adecuadamente las herramientas necesarias o si descubrimos que hemos dedicado más personal del necesario a esta labor”.


Una vez llegados a este punto, si hemos encontrado que el proceso no está optimizado, nos plantearemos rediseñarlo, y lo haremos definiendo claramente qué pretendemos con este rediseño. Si nos hemos propuesto ya un objetivo concreto deberemos describir con detalle el “flujo” de ese trabajo, cómo se realiza, cómo está organizado el personal encargado y si éste posee las competencias necesarias (estar familiarizado con cierto programa informático, conocer el entorno en el que desempeña su labor profesional...) y las herramientas que le ayudarán a ganar en eficacia y a ahorrar el tiempo de ejecución.

 

¿Es fácil poner en marcha los cambios?

Cualquier cambio en el entorno laboral puede encontrarse (y de hecho ocurre con frecuencia) con “la resistencia al cambio por parte de los empleados, por eso necesita el total apoyo de la dirección”, afirma Javier Cid. “Para vencer dicha resistencia al cambio es necesario transmitir las siguientes mensajes:

 

  • El proyecto no es de la dirección, sino del equipo.
  • Ellos van a decidir cómo hacer las cosas y, por lo tanto, serán responsables de las decisiones.
  • El nuevo sistema va permitir trabajar con menos esfuerzo”.

 

Implantar un modelo de compras

Volvamos a los procesos de compras: también deberemos analizarlos y tratar de buscar las mejores soluciones para optimizarlos. Una de esas soluciones, que ha demostrado y a ser muy útil, es la implantación de un “Modelo de compras”. “Se trata –expplicó Cid- de un pliego técnico que facilita el proceso y que establece una relación más racional con los proveedores. Con este modelo, con la profesionalización de la función de compras, se consigue:

 

  • Tratar por igual a todos los agentes / proveedores: nuestra relación con todos ellos tendrá las mismas condiciones.
  • Ofrecer la misma información y solicitar a todos ellos los mismos requisitos.
  • Facilitar el acceso a la documentación de las adjudicaciones cuando sea requerido por instancias superiores: ya que toda adjudicación sigue el mismo modelo y las mismas condiciones, con lo cual no hay que explicar situaciones específicas”.


 Este Modelo de Compras requiere disponer de un equipo especializado, desarrollar un procedimiento reglamentado de compras, disponer de informes de gestión y reporting (para estar al tanto de cada compra, de cada proceso) y tener una herramienta informática de soporte, un programa específico con el que podamos volcar información de en qué estado están nuestras compras a tiempo real.

 

 

 

Según la experiencia de Cid como responsable de MCC Asesores, implantar este modelo de compras presenta varias ventajas para un club:

 

  • Se presenta como una manera eficaz de mejorar el número y calidad de los servicios sin aumentar las cuotas a los socios (en el caso de clubes de socios, claro).
  • Mejora el control de los presupuestos.
  • Da agilidad a la toma de decisiones (dispones de un calendario de compras, conoces la evolución del gasto de forma estacional...).
  • Aporta información, disponibe y auditable garantizando la transparencia.
  • Ofrece una imagen positiva hacia socios y proveedores.
  • Contribuye a la planificación de tareas para cubrir las necesidades en los tiempos adecuados.

 

Llegó la hora de negociar con el proveedor


 En cualquier proceso de compra, el comprador tiene en su mano dos “palancas” de negociación, dos fórmulas con las que puede establecer una negociación ventajosa con el proveedor: el volumen de compra y la forma de pago (la liquidez del comprador, su solvencia).

 

 

 

En el caso de un club la situación habitual es la siguiente:

 

  • No negocia grandes volúmenes excepto en situaciones excepcionales
  • Suele tener liquidez,
  • Dirige sus servicios a un tipo de público muy concreto, de clase media o alta
  • Puede establecer fórmulas de intercambio de ciertos productos.


Así, Cid habló de algunas fórmulas concretas que pueden ayudarnos a optimizar costes. Fórmulas como organizar una sindicación de compras para ciertas partidas (asociarse para la compra de productos fitosanitarios, por ejemplo) o la utilizar asesores y expertos independientes.

 

“En la fórmula de la sindicación, de entrada lo que se consigue (siempre que varios clubes sean capaces de llegar al acuerdo de qué productos e incluso marcas quieren comprar de forma sindicada) es colocarnos en una situación de ventaja frente al proveedor. Esta propuesta no está exenta de dificultades, principalmente la de coordinar el acuerdo y compromiso de los clubes, atender a las necesidades específicas de compras o disponer entre todos los clubes sindicados de una logística con los proveedores; pero puede ser una buena fórmula para negociar mejores costes”.



Es cierto que en España ya se hizo algún intento de este tipo entre los clubes de golf, sin llegar a atraer al número de clubes que podrían haberlo hecho de verdad rentable, pero como acentuó Javier Cid, “frente a una situación de crisis económica como la que nos enfrentamos tal vez haya llegado el momento de exprimir la imaginación y poner a trabajar nuevas ideas y fórmulas”.

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