Sábado 21 de Julio de 2018
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Consejos para una gestión eficiente del email

Si eres una de esas personas que tiene la bandeja de entrada de email llena de mensajes que nunca relee, o que siente que dedica demasiado tiempo a los sobrecitos amarillos que le alertan en la pantalla del ordenador, entonces te gustará este artículo.

Se trata del artículo titulado "Gestiona tu Email en lugar de que el Email te gestione a ti", en la web www.productiveflourishing.com dedicada a la productividad, al desarrollo personal y a la creatividad. Para quienes quieran leerlo en inglés les recomendamos el acceso directo a la página a través de este enlace. Para los que aún tienen que mejorar su inglés les resumimos los conceptos más prácticos:
La gestión del email se ha convertido en una carga de trabajo (...). Si no dedicamos el tiempo suficiente a filtrarlo se nos pasan los fechas límite o información relevante que se distribuye por email. Pero si dedicamos demasiado tiempo al email no tenemos suficiente para el trabajo que de verdad es importante.
El autor del artículo recomienda seguir el método RAFT. Read, Act, File, Trash, que en español significa: Lee, Actúa, Archiva, Tira, y que constituye en sí un proceso de limpieza de la bandeja de entrada de mensajes.

  • Lee: decide rápidamente qué mensajes son dignos de tu atención, y elimina de inmediato los que no lo sean.
  • Actúa: Si el mensaje require una respuesta inmediata, responde y archívalo. Si requiere una acción futura trasládalo al calendario o a la carpeta de elementos pendientes. Pero sácalo de la bandeja de entrada.
  • Archiva: Determina una estructura de carpetas que te permita guardar los mensajes importantes de manera que recuerdes actuar sobre ellos en orden de urgencia o importancia.
  • Tira: No tengas ninguna piedad con los mensajes inútiles

Otros tres consejos de gran interés que predica Charlie incluyen:

  1. No dediques los primeros minutos de la mañana a leer el email, o correrás el riesgo de empezar el día dedicándote a las urgencias de otros, y no a tu propia planificación del trabajo.
  2. Apaga el avisador automático de recepción de email. En especial la función de que se muestren en pantalla las primeras líneas del mensaje. De lo contrario las distracciones ralentizarán tu productividad.
  3. Es más productivo revisar el correo cuando tengas tiempo de atenderlo sin dejar otros asuntos. Revísalo el menor número de veces posible, cuando no tengas otros asuntos pendientes.

El artículo está fechado en 2007, pero ha ganado vigencia en la medida en que dependemos, cada vez más, del correo electrónico para nuestro trabajo y vida personal.

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